Descubra para que serve o serviço de Apoio Administrativo!

No mundo empresarial agitado de hoje, a eficiência administrativa é essencial para o sucesso de qualquer organização. Além das facilities para empresas, um elemento crucial nesse processo é o serviço de Apoio Administrativo, que fica responsável por gerenciar documentos e a comunicação, por exemplo. Assim, desempenha um papel fundamental na garantia de que as operações diárias ocorram sem problemas.
Neste artigo, a Authentic Work explica o que é o serviço de Apoio Administrativo e apresentamos as principais funções desempenhadas por esse departamento vital. Quer saber mais? Leia e entenda já!

O que é serviço de Apoio Administrativo?

O serviço de Apoio Administrativo é uma parte integrante de uma empresa, que desempenha um papel multifacetado crucial na organização. Ajuda a garantir a eficiência, organização e produtividade de toda a operação. Esse serviço abrange uma variedade de tarefas essenciais que sustentam as operações diárias, assegurando que os processos internos sejam realizados da maneira correta. Em geral, o objetivo é deixar com que o responsável pela empresa foque nas ações principais da organização, dessa maneira evita problemas nos bastidores.

Serviço de Apoio Administrativo: conheça as funções!

1) Comunicação interna e externa

O serviço de Apoio Administrativo atua como um canal de comunicação entre os departamentos internos. Além disso, também ajuda na comunicação entre a empresa e partes externas. Isso inclui a triagem de chamadas, gerenciamento de e-mails, organização de correspondências e comunicação com fornecedores, clientes e parceiros.

2) Gerenciamento de agendas e compromissos

Outra parte crucial desse serviço é coordenar agendas e compromissos para a equipe da empresa. Isto é, marcar reuniões e conferências, por exemplo. Assim, ajuda a garantir que todos os eventos necessários sejam agendados e assegura que os participantes necessários estejam cientes de seus horários e não faltem às suas responsabilidades.

3) Gerenciamento de documentos

A organização de documentos é vital para a eficiência de uma empresa. O serviço de Apoio Administrativo lida com a criação, armazenamento e organização desses itens, como contratos, relatórios e registros financeiros. Assim, garante que sejam encontrados facilmente e evita que informações importantes sejam perdidas.

4) Suprimento e estoque

Manter o estoque de suprimentos de escritório e outros recursos é uma função essencial do apoio administrativo. Isso inclui garantir que tenham-se os materiais adequados disponíveis para os funcionários, evitando interrupções no trabalho e impedindo atrasos.

5) Atendimento ao cliente

Ele também atua, muitas vezes, como o primeiro ponto de contato para os clientes. O atendimento cordial e profissional ao telefone ou pessoalmente é vital para criar uma boa impressão e manter relacionamentos positivos. Por isso, é essencial contar com uma equipe de apoio qualificada e atenciosa.

6) Gestão de finanças básicas

O departamento de Apoio Administrativo muitas vezes lida com tarefas financeiras básicas. Isso inclui o processamento de despesas, faturas e reembolsos. Embora não seja o departamento de finanças principal, ele desempenha um papel importante na manutenção da precisão dentro da contabilidade.

7) Suporte a recursos humanos

Em muitas organizações, o serviço de Apoio Administrativo auxilia o departamento de recursos humanos. Assim, ajuda com o recrutamento inicial, agendamento de entrevistas e preparação de documentação para novos funcionários.

Por que contar com um serviço terceirizado?

Entendeu que as funções do serviço de Apoio Administrativo citadas acima são importantes para a manutenção do seu negócio? Com essa ajuda, você pode garantir maior eficiência e organização, bem como é possível economizar tempo e recursos. E, ao contar com uma empresa de serviços terceirizados que ofereça uma equipe especializada, esses benefícios são otimizados. Você ainda pode garantir:

• alto nível de experiência no setor;
• qualificação, garantindo que a equipe esteja pronta para assumir as tarefas;
• flexibilidade personalizada, com adaptação dos serviços às suas necessidades específicas, dentre outros.

Conte com uma equipe de especialistas!

Se você está buscando otimizar suas operações e focar no crescimento de seu negócio, nossos serviços terceirizados estão aqui para ajudar. Garantimos a ajuda de uma equipe treinada e dedicada para o serviço de Apoio Administrativo. Lembramos ainda que nosso trabalho vai sempre além. Prestamos qualquer tipo de serviço de mão de obra, desde marketing até os que citamos no texto, sempre personalizando de acordo com as suas necessidades e de sua empresa. Asseguramos qualidade em todos eles!

Não perca mais tempo lidando com tarefas operacionais que podem ser terceirizadas com eficiência. Deixe-nos cuidar disso para você. Entre em contato conosco e comece a simplificar suas operações. Concentre-se no que realmente importa!